В статье — 5 разделов
Как автоматизировать рутину в малом бизнесе, если на рынке все обещают «ИИ, который сделает всё»? Начать стоит не с выбора бота, а с подсчёта: сколько часов в неделю уходит на повторяющуюся работу и сколько эти часы стоят. Без этой цифры невозможно понять, окупится автоматизация или станет дорогой игрушкой.
Ниже показываем, как мы ведём задачу от запроса до запуска, на примерах реальных запросов от компаний.
01Какую рутину в малом бизнесе стоит автоматизировать в первую очередь
Хорошие кандидаты похожи друг на друга: работа повторяется каждую неделю или каждый месяц, у неё понятные правила и много ручного переноса данных из одного места в другое.
| Рутина | Пример из запросов | Что можно отдать машине |
|---|---|---|
| Отчёты и сводные таблицы | Около 20 выгрузок из 1С в Excel каждый месяц | Свод, план-факт, расчёт премий по формулам |
| Обновление цен | Прайс завода вручную в 1С и на сайт | Загрузку прайса, пересчёт наценки, обновление сайта |
| Контент для соцсетей | Владельцу стройкомпании некогда вести страницы | Позиционирование, контент-план, посты, ролики, выкладку |
| Учёт и остатки | Приход и списание десертов на 4 точках | Внесение данных сразу, витрину для гостей |
Плохие кандидаты тоже узнаваемы: задача занимает пару часов в месяц, правил нет, каждый случай особенный. Здесь автоматизация обычно не окупается.
02Как посчитать, окупится ли автоматизация
Достаточно трёх цифр:
- Сколько часов в месяц уходит на задачу у вас или у сотрудников.
- Сколько стоит час этого человека для бизнеса.
- Сколько стоит запуск и содержание решения.
Если сотрудница тратит на отчёты неделю в месяц, это около 40 рабочих часов. Даже если после автоматизации останется час на проверку, освобождается почти вся неделя. Если же на задачу уходит меньше трёх часов в неделю, разработка возвращает деньги очень долго, и честнее предложить что-то проще: шаблон, настройку того, чем компания уже пользуется, или готовый модуль.
03Как мы ведём задачу: разбор, прототип, тест, запуск
Разбор. Выясняем, что именно делает человек, сколько это занимает и где ошибки. Ищем решение: готовое, настройка существующих программ или своя разработка. Называем срок и цену. Иногда на этом этапе мы советуем ничего не автоматизировать.
Прототип. Собираем решение на тестовых данных. Вы видите, как это работает, до того как оно коснётся настоящих клиентов и денег.
Тест. Запускаем на ваших данных под присмотром. Здесь всплывают особые случаи: другой формат файла, клиент, записанный по-разному, неожиданные строки. Их донастраиваем.
Запуск и замер. Решение работает в обычном режиме, и мы сравниваем, сколько времени уходило раньше и сколько уходит теперь.
04Что оставить человеку
Автоматизация экономит время, только когда забирает кусок работы целиком. Если после неё нужно всё перепроверять, вы получили ещё одного подчинённого, за которым надо следить. Поэтому мы заранее договариваемся о границах:
- расчёты делает инструмент по формулам, а не нейросеть «в уме»;
- нейросеть ищет странное и объясняет его, решение принимает человек;
- всё, что выходит за правила, помечается для руководителя, а не додумывается.
05Когда автоматизация не нужна
- На задачу уходит меньше трёх часов в неделю.
- Процесса как такового нет: каждый раз делают по-разному, правил и цен нет.
- Задачу хорошо и недорого делает сотрудник, и ему некуда освободившееся время направить.
В таких случаях мы так и говорим. Однажды мы отговорили владельца от нашей же услуги: на цифрах было видно, что разработка в его случае не окупилась бы.